Jak przygotować dokumenty do wydruku w punkcie ksero – W dzisiejszych czasach technologia pozwala nam w prosty sposób sporządzić różnego typu dokumenty cyfrowe. Czasami zachodzą sytuacje, w których binarna forma zapisu nie wystarcza i jesteśmy zmuszeni wydrukować dokument, żeby nadać mu materialny wymiar. W tej sytuacji z pomocą przychodzą liczne punkty ksero, które oferują profesjonalne usługi z zakresu drukowania i kserowania wszelkiego rodzaju dokumentów.

Jak przygotować dokumenty do wydruku w punkcie ksero

Pracownicy placówek zazwyczaj dwoją się i troją, żeby jakość ich usług była jak najwyższa, a klient otrzymał dokumenty dokładnie w takiej formie, w jakiej sobie zażyczył. Czasami jednak ich starania okazują się być nieskuteczne, ponieważ klient nie przygotował w odpowiedni sposób pliku do wydruku. Poniżej znajdują się podstawowe wskazówki, które pomogą uniknąć tego typu sytuacji.

Format pliku ma duże znaczenie

Wiele osób zapisuje plik w roboczym formacie i w tej formie zanosi go do punktu ksero. Jest to ryzykowne posunięcie, ponieważ w sytuacji, w której na drugim komputerze nie będzie tej samej wersji programu biurowego, zachodzi duże prawdopodobieństwo, że automatycznie zmieni się format dokumentu. Mowa tutaj szczególnie o takich właściwościach, jak rozmiar marginesów, układ strony, czy rozmieszczenie obrazów i wykresów. Na szczęście istnieje prosty sposób, żeby uniknąć tego problemu. Wystarczy zapisać plik w formacie PDF, który stanowi gwarancję, że dokument otworzony na innym komputerze nadal będzie posiadał pierwotną formę. Jak dokonać zapisu pliku w tym formacie? Większość aktualnych edytorów tekstów posiada wbudowany konwerter formatu tekstowego do PDF, dzięki czemu można wykonać tę czynność za pomocą zaledwie kilku kliknięć. W przypadku, gdy nasz pakiet biurowy nie posiada takiej opcji, nie pozostaje nic innego, jak ściągnąć osobny program, który przekonwertuje dokument do odpowiedniego formatu.

Zadbaj o czytelną nazwę pliku

Często użytkownicy komputerów bagatelizują kwestię segregowania dokumentów cyfrowych i zapisują ważne pliki jako kolejne wersje z domyślnym tytułem „bez nazwy”. Wiąże się z tym ryzyko, że idąc do punktu ksero i prosząc o wydrukowanie dokumentu nie będziemy pamiętać, jaką on miał nazwę. Kolejnym problemem jest fakt, że wiele osób przechowuje setki a nawet tysiące plików na przenośnym nośniku pamięci i nie jest w stanie szybko odnaleźć szukanego dokumentu. Niezmiernie ważne jest więc, żeby odpowiednio tytułować dokumenty oraz segregować je w przejrzyście rozmieszczonych folderach.

Użyj powszechnie stosowanego nośnika zapisu

Praktycznie każdy punkt ksero posiada możliwość podpięcia urządzenia pod port USB, dlatego powinniśmy zabierać ze sobą urządzenia, które korzystają z tego interfejsu. Użycie kart pamięci zmniejsza szanse na szybki wydruk dokumentu, chociaż czytniki tych nośników również są dzisiaj dość powszechnie używane. Zabranie ze sobą plików zapisanych na innym lub starszym nośniku, jak chociażby archaiczna dyskietka, jest już bardzo ryzykownym posunięciem, ponieważ istnieje duże prawdopodobieństwo, że pracownicy punktu ksero nie będą mieli możliwości otworzenia pliku.